AEF en Twynstra helpen Amsterdam met EK Atletiek

In 2016 organiseert Amsterdam het EK Atletiek in het Olympisch stadion. Ter voorbereiding op het sportevenement besloot de organisatie om een risico- en een stakeholdersanalyse uit te laten voeren. Non-profit organisatie Sport en Zaken bracht de organisatoren in contact met de adviesbureaus Andersson Elffers Felix en Twynstra Gudde.

EK Atletiek
Van 6 tot 10 juli 2016 zal de 23ste editie van het EK Atletiek plaatsvinden, dit keer in het Olympisch Stadion Amsterdam. Nooit eerder organiseerde Nederland het Europese atletiektoernooi, waarin dit jaar zo’n 1.500 sporters uit 50 landen deel zullen nemen. De organisatie is in handen van de Stichting EK Atletiek Amsterdam 2016 en de Gemeente Amsterdam.

Ondersteuning
Om het grootschalige sportevenement in goede banen te leiden -er worden 100.000 bezoekers verwacht- besloot de Stichting EK Atletiek 2016 om externe ondersteuning te zoeken. Voor het vinden van de juiste adviesbureaus werd de hulp ingeroepen van Sport en Zaken, een non-profit organisatie gespecialiseerd in het samenbrengen van sportorganisaties en het bedrijfsleven. Sport & Zaken koppelde de Stichting EK Atletiek 2016 voor het opstellen van een risicoanalyse aan Andersson Elffers Felix (AEF), een expert op het gebied van maatschappelijke vraagstukken en strategische vernieuwingen. Voor het uitvoeren van een stakeholdersanalyse werd de organisatie gekoppeld aan Twynstra Gudde, een van de grootste organisatieadviesbureaus van het land.

Risicoanalyse door Andersson Elffers Felix
Ido Smits (partner bij AEF) heeft het COT (Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement) bij de vraag betrokken en samen hebben zij advies uitgebracht. Aandacht was hierbij voor risicobeheersing, veiligheid en verdeling van verantwoordelijkheden. Het fundament van een veilig evenement wordt gelegd door het vergroten van het bewustzijn van de organisatoren op het vlak van risicobeheersing en veiligheid. Daarnaast heeft AEF een masterclass evenementenveiligheid georganiseerd voor de medewerkers van de Stichting EK Atletiek Amsterdam 2016.

Stakeholdersanalyse door Twynstra Gudde
Helmuth Stoop, Anne Geurts en Has Bakker (adviseurs bij Twynstra Gudde) hebben op basis van gesprekken en het EK Atletiek Masterplan een vertaalslag gemaakt naar een Sport Business Model en daarbij het uitvoeren van een stakeholdersanalyse. “Het identificeren van belanghebbenden en belangstellenden rond zo’n groot toernooi én daarbij het denken in termen van wederzijdse belangen geeft handvatten voor het ontwerpen van een stakeholderstrategie. Belangrijk, want een belofte als ‘Athletics Like Never Before*’ laat veel ruimte aan partijen om daaraan vanuit eigen beelden en belangen invulling te geven,“ aldus Stoop.

Samenwerking
Terugkijkend tonen zowel de organisatie als AEF en Twynstra zich positief over de samenwerking: “Het voorbereiden van een EK Atletiek 2016 is een complexe aangelegenheid, waarbij niet alleen de contractpartners European Athletics, Gemeente Amsterdam en de Atletiekunie zijn betrokken maar ook relaties zoals Ministerie van VWS, Topsport Amsterdam, Olympisch Stadion, NOS, NOC*NSF en uiteraard de atleten, media, sponsoren en publieksdoelgroepen” aldus Rien van Haperen, Directeur EK Atletiek Amsterdam 2016. “Het in kaart brengen van de zakelijke en sportieve belangen van de diverse stakeholders helpt bij het proces om (op tijd) de juiste beslissingen te kunnen nemen. Zowel AEF als Twynstra hebben ons hierbij prima geholpen om met het project EK Atletiek 2016 ‘van de kant af te komen’. Uiteindelijk moeten we het natuurlijk vooral zelf doen,” sluit Van Haperen af.

* Het Europese atletiektoernooi draagt ‘Athletics Like Never Before’ als slogan – erop aanduidend dat er meer bij komt kijken dan sportende atleten alleen.