Mitros en VOC bundelen krachten voor inkoopbesparing

De afgelopen maanden hebben woningcorporaties Mitros en Portaal, middels hun onderhoudsbedrijf VOC, hun krachten gebundeld en gezamenlijk een grote inkooptransformatie op touw gezet. Zes maanden na de lancering van het initiatief zijn de eerste resultaten positief – zo is er een contract gesloten met Mastermate, waarmee direct een overall besparing van 9% op de inkoop van onderhoudsmaterialen is gerealiseerd. Mitros en VOC werden gedurende het traject begeleid door organisatieadviesbureau Rijnconsult.

Anno 2016 wordt samenwerking en co-creatie steeds belangrijker voor organisaties om zich in het steeds concurrerender wordende landschap staande te kunnen houden. Ook in de woningcorporatiebranche wordt steeds vaker samengewerkt. Zo besloten onlangs Nederlandse woningcorporaties Mitros en Portaal, middels hun onderhoudsbedrijf VOC een traject van gezamenlijke inkoop te starten met als doel kosten te besparen en een partij te vinden die tevens zou kunnen adviseren op het gebied van continu verbeteren. Hiervoor werd een offertetraject gestart, waarin ook de huidige leveranciers van Mitros en VOC waren betrokken.

Met de ingezette inkooptransformatie en samenwerking beogen beide woningcorporaties diverse doelstellingen te realiseren. De belangrijkste is het realiseren van een besparing van 15% op de gezamenlijke inkoopkosten (afgezet tegen gemiddelde inkoopprijzen van 2015). Verder willen beide partijen investeren in het verbeteren en vereenvoudigen van het proces van bestellen, leveren en factureren, wat vervolgens moet leiden tot een besparing van 20% op de proceskosten. Enerzijds zou die besparing gerealiseerd kunnen worden door één partner te kiezen die naast het leveren van producten in staat is te adviseren over procesverbetering. Anderzijds kan er bespaard worden door niet alleen in te zetten op prijs/volumevoordeel, maar vooral ook door het inzetten van een proces van continue verbetering samen met één leverancier/partner. Verder zetten Mitros en VOC met de samenwerking in op kennisuitwisseling en willen ze een basis leggen voor mogelijke samenwerking op andere producten en diensten, bijvoorbeeld op het snijvlak van opleiding en trainingen. Tenslotte beogen de partners een structuur in te richten, waar collega-woningcorporaties gemakkelijk op kunnen aanhaken.

Om de twee woningcorporaties bij het gehele traject te begeleiden werd de expertise van Rijnconsult ingeschakeld, een adviesbureau uit Houten dat diensten levert voor tal van thema’s zoals onder meer verandermanagement, leiderschap of procesgericht werken. Er werd een projectteam opgezet bestaande uit twee senior managers van beide woningcorporaties, aangevuld met Rijnconsult adviseurs Niels van Dongen (Partner) en Jordi de Vreede (Senior Adviseur) en enkele specialisten op specifieke onderdelen (waaronder inkoop en control).

Met de ondersteuning van Rijnconsult werden met alle partijen allereerst verkennende gesprekken gevoerd op directieniveau over de mogelijke samenwerking en vervolgens werd een plan van aanpak en een globale business case opgesteld. Hierin werd bijvoorbeeld bepaald welke materiaaldisciplines* zich leenden om opgenomen te worden in een gemeenschappelijke aanbesteding. Ook voerde Rijnconsult een marktverkenning uit voor Mitros en VOC om partijen te vinden die in staat zijn om de producten te leveren én bovendien kunnen adviseren over continue verbetering.

Verder ondersteunde het organisatieadviesbureau uit Houten bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, inclusief een ‘standaardlijst’ van producten ten behoeve van de prijsopgave en format vragenlijst. Hierna volgden vervolgens een eerste selectie op basis van documentatie en een tweede selectie via een beoordeling van presentaties door een multidisciplinair team. Jordi de Vreede blikt terug op het traject: “Een belangrijke succesfactor was de investering vooraf in de relatie tussen Mitros en VOC. Dat vergemakkelijkte het nemen van beslissingen en het maken van keuzes toen we daadwerkelijk aan de slag gingen: je weet wat je aan elkaar hebt. Daarbij zorgde de strakke procesinrichting van de aanbesteding, inclusief heldere en eenduidige formats, een goed voorbereide projectenlijst en vroege betrokkenheid van inkoopadvies, voor een korte doorlooptijd.”

Inmiddels, ruim een half jaar verder, zijn de eerste resultaten van het ingezette traject “positief” te noemen, vertelt Henk Peter Kip, directeur van Mitros. Frits Cambier van Nooten van VOC voegt daaraan toe: “De businesscase pakt in alle opzichten gunstig uit. We hebben een heel korte terugverdientijd, maar vooral hebben we nu een aanpak die zorgt voor continue verbetering van ons onderhoudsproces”. Mitros en VOC hebben een geschikte partner geselecteerd, waarmee een contract is afgesloten. Het gaat om Mastermate, een landelijk werkende technische groothandel voor bouw- en bouwgerelateerde bedrijven, woningcorporaties en technische diensten. Mastermate levert sinds begin dit jaar alle onderhoudsmaterialen voor de twee woningcorporaties.

Als gevolg van het nieuwe contract is er een overall directe besparing van 9% op de inkoop van onderhoudsmaterialen gerealiseerd (6% voor VOC en 16% voor Mitros). Hiermee is de ambitie voor Mitros direct bij aanvang al gerealiseerd. Uitgedrukt in euro’s heeft de samenwerking – ten aanzien van de geselecteerde productgroepen – nu al geleid tot een directe besparing van ongeveer €250.000, op een totaal inkoopvolume van in totaal €2,8 miljoen per jaar. Het proces van kennisuitwisseling en continue verbetering zal in een later stadium dit jaar worden gestart, zodra de overgang naar Mastermate – met daarbij deels nieuwe werkprocessen – voor zowel Mitros als VOC in de loop van 2016 zal zijn afgerond.

Positieve vooruitblik
Zowel de woningcorporaties als Rijnconsult kijken tevreden terug op een geslaagde inkooptransitie en zien bovendien toekomstige mogelijkheden voor de positieve businesscase. Zo staan Mitros en VOC open voor andere woningcorporaties en andere service- en onderhouddienstverleners die zich willen aansluiten bij deze inkoopsamenwerking, om zo verdere schaalvoordelen te kunnen realiseren. En ook Rijnconsult kan de voorbeeldcasus goed gebruiken om nieuwe woningcorporaties te helpen bij een dergelijke inkoopsamenwerking.

“Ik geloof sterk in samenwerking tussen woningcorporaties, als middel om uiteindelijk een beter product te leveren voor onze huurders. Vandaar dat we nu al in gesprek zijn met andere corporaties. Ze zijn benieuwd naar de aanpak, maar ook overwegen corporaties om aan te sluiten. Een mooier compliment kun je niet krijgen”, besluit Kip.

* Vooralsnog komen de volgende geselecteerde productgroepen in aanmerking voor een gezamenlijke aanbesteding: hang- en sluitwerk, sanitair en installatiematerialen.