Rijksoverheid stelt vijf partijen aan als strategisch ICT adviseur

Atos Consulting, Gartner, KPMG en twee consortia bestaande uit VKA & Berenschot en PBLQ & Quint Wellington Redwood hebben de Europese aanbesteding ‘Strategische Adviesdiensten ICT 2016’ in de wacht gesleept. De vijf adviespartijen mogen zich de komende vier jaar strategisch ICT-adviseur van de Rijksoverheid noemen. De totale waarde van de uit te voeren advieswerkzaamheden wordt geschat op €6 miljoen.

De Rijksoverheid geeft ongeveer €1 miljard uit aan de inhuur van externe adviseurs en professionals. Een groot deel daarvan – circa een derde (€351 miljoen) – wordt gespendeerd aan ICT-gerelateerde inhuur. De ICT-ondersteuning die de overheid aan boord brengt bestaat uit diverse gradaties, van strategisch ICT-werk tot IT- ondersteuning, operationeel IT-werk en managed services.

Sinds 2011 wordt binnen de overheid het topsegment voor externe ICT-inhuur, dat zich richt op strategisch en beleidsmatig IT werk, ondervangen door het raamcontract IASA2011 (Interdepartementale Aanbesteding Strategische Adviesdiensten ICT). Tot aan dat jaar waren CIO’s en ICT-managers van de departementen van de Rijksoverheid individueel verantwoordelijk voor het selecteren en inschakelen van ICT consultancybureaus. In lijn met het overheidsbeleid richting meer consolidatie van externe leveranciers (door het benoemen van zogeheten ‘preferred suppliers’), en in navolging van overige rijksbrede inkoopprojecten als OT2010 (telecom) en Easi2010 (hardware diensten), besloot het Rijk in 2011 om zijn marktvraag te bundelen in een raamovereenkomst*.

Uit zo’n vijftig partijen selecteerde de Rijksoverheid acht partijen: vijf afzonderlijke partijen (Atos, Gartner, KPMG, CGI en Thauris) en drie consortia (PBLQ, Boer & Croon, Quint Wellington Redwood en TNO; Verdonck, Klooster & Associates (VKA), Berenschot en Rand Europe; en Twynstra Gudde, Uva/Leibnitz Center for Law, Kirkham Company, Inspearit en Novay). Zij hebben samen in de afgelopen circa vijf jaar 65 adviesopdrachten uitgevoerd, met een gemiddelde opdrachtwaarde van circa €65.000 excl. BTW.

In het voorjaar van 2016 zijn de acht raamovereenkomsten geëxpireerd. Het werken met een geconcentreerde groep voorkeursleveranciers bleek voor herhaling vatbaar, en dus besloten Dion Kotteman en Jan Gudde – de co-CIO’s van het ministerie van BZK en eindverantwoordelijk voor het IASA-contract – om een nieuwe rijksbrede aanbesteding op te tuigen. Begin dit jaar maakte UBR|HIS (de uitvoeringsorganisatie van het Rijk die het aanbestedingstraject begeleidde) de procedure bekend, waarna veertien partijen zich met een bid inschreven voor het gunningstraject.

Alle bids werden beoordeeld op twee belangrijke criteria: Kwaliteit (wegingsfactor van 80%) en Prijs (20% weging). Om de kwaliteit van de offertes te beoordelen, keek de evaluatiecommissie naar diverse aspecten, zoals de dienstverlening van het bureau (‘footprint en meerwaarde’), de risico’s en beheersmaatregelen die de bureaus rondom hun projectmanagement hebben ingesteld, eerdere uitgevoerde cases op het gebied van strategisch ICT advies en de ‘social return’.

IASA2016

Vergeleken met IASA2011 stelde de overheid zich bij de natuurlijke opvolger ten doel om het aantal voorkeurspartijen voor strategisch ICT-advies terug te brengen naar vijf partijen. Na een uitgebreid selectietraject is IASA2016 gegund aan vijf partijen: Atos (in samenwerking met Atos Consulting), Gartner, PBLQ (lead) en Quint Wellington Redwood (met TNO en ITSX als onderaannemers), KPMG (inclusief KPMG Advisory) en een samenwerkingsverband van Verdonck, Klooster & Associates (penvoerder) en Berenschot. Laatstgenoemde combinatie zal voor de opdrachten samenwerken met de onderaannemers Rand Europe, Software Improvement Group (SIG), BiZZdesign en MobileMindz. “Om goed te kunnen voldoen aan de vraagstukken uit IASA2016 moet je een breed pallet aan inhoudelijke expertise op topniveau kunnen bieden. Dankzij deze samenwerking zijn alle gevraagde expertisegebieden optimaal afgedekt”, zegt Berthold Konijn, Partner bij VKA.

De vijf partijen zijn de komende twee tot vier jaar** vaste leverancier van strategisch technologie advies bij negen van de elf ministeries en een groot aantal dienstonderdelen. De scope van werkzaamheden omvat een breed scala aan vraagstukken op het gebied van strategie, techniek en management van ICT. Het gaat dan bijvoorbeeld over ICT Strategie, IT governance, architectuur vraagstukken, ICT procesmanagement, IT sourcing en procurement, ICT beveiliging, haalbaarheidsstudies en benchmarking, continuiteïts-management en portfoliomanagement. Centraal in de vraagstukken is dat het onderwerpen met een lange termijn invalshoek zijn, het bepalen van de ‘stip op de horizon’.

Volgens Olaf Estoppey, senior inkoopadviseur bij UBR|HIS en vanuit de overheid de coördinator van het aanbestedingstraject, zullen naar verwachting 35 adviesopdrachten uitgevraagd worden binnen de initiële looptijd van twee jaar. In totaal gaat het naar schatting om tachtig adviesopdrachten, gemiddeld goed voor €75.000 per opdracht, hiermee komt de totale waarde van de raamovereenkomst uit op €6 miljoen. Opdrachten tot een waarde van €33.000 kunnen bij twee partijen worden uitgezet (de top 2 van de 5 leveranciers), opdrachten met een waarde van boven de €33.000 worden altijd aangeboden aan alle vijf voorkeursleveranciers. De adviesbureaus hebben tussen de tien en vijftien dagen de tijd om een offerte op te stellen per uitgevraagde opdracht. Voor de echt grote opdrachten (boven de twee ton) krijgen ze 25 werkdagen van de Rijksoverheid.

In een reactie op het succesvol binnenhalen van de raamovereenkomst, geeft Konijn van VKA aan: “We zijn heel trots dat de Rijksoverheid voor ons gekozen heeft. We hebben een passie voor complexe ICT-vraagstukken, in dat opzicht is IASA2016 op ons lijf geschreven. We zijn heel blij dat we het Rijk de komende jaren kunnen helpen om haar dienstverlening aan burgers en bedrijven slimmer, efficiënter en sneller te maken.”

Ernest-Jan Mutsaers, vanuit KPMG Advisory de bid manager voor de opdracht, zegt: “We zijn trots op de selectie voor de IASA2016 mantel als enige van de Big Four adviesbureaus. We zien dat als een mooie erkenning voor onze inzet en betrokkenheid bij strategische ICT vraagstukken in de publieke sector gedurende de afgelopen jaren en het vertrouwen dat we dit ook de komende jaren kunnen continueren.”

Philip Hennemann, directeur van adviesbureau PBLQ, laat weten “bijzonder trots” te zijn op de benoeming tot voorkeursleverancier voor het Rijksbrede IASA2016-contract, “des te meer omdat wij op de eerste plaats geëindigd zijn.” De topman voegt toe: “Wij verheugen ons erop rijksoverheden te mogen blijven bijstaan in hun strategische en bestuurlijke ICT-vraagstukken om zo hun maatschappelijke waarde te vergroten.” Partner Quint laat bij monde van Edward van de Pas, directeur publieke sector bij het advieskantoor, weten trots te zijn op de prestatie van het consortium. “Dit consortium geeft ons de mogelijkheid om de komende 2-4 jaar de digitale transformatie die de overheid de komende jaren zal ondergaan optimaal te ondersteunen.”

Beleidsadvies

Over de hele linie geeft de Rijksoverheid vandaag de dag ongeveer €70 miljoen uit aan beleidsadvies (net zo veel als in 2011), waarvan €16 miljoen aan strategische consultancy. Eerder dit jaar maakte de overheid ook de winnaars van drie andere grote inhuurcontracten voor consultancydiensten bekend. In februari werden zeven bureaus, waaronder ook Atos Consulting en VKA, gekozen tot preferred supplier voor organisatieadvieswerk en later die maand werden ook de winnaars van het interim management perceel bekendgemaakt. Dertien bureaus wisten de opdracht met een waarde van bijna €50 miljoen over vier jaar binnen te slepen. In maart koos de Rijksoverheid bovendien zijn preferred suppliers op het gebied van inkoopadvies.

Gerelateerd: Rijksoverheid kan minder afhankelijk worden van ICT-leveranciers.

* Deze stap was volgens de doelstellingen van de IASA2011-aanbesteding erop gericht om ten minste €800.000 op de inhuur van externe ICT-bureaus te besparen, gedurende de afgesloten contractperiode. Onbekend is of dit doel behaald is.

** De raamovereenkomst heeft een looptijd van twee jaar met twee maal een verlengingsoptie van twaalf maanden.