Administratieve taken in langdurige zorg kosten jaarlijks €5 miljard

Zorgprofessionals in de langdurige zorg besteden 25% van hun tijd aan administratieve taken, waar zij 15% zelf reëel vinden. Dit levert de sector een kostenpost op van 5 miljard euro per jaar, blijkt uit onderzoek van organisatieadviesbureau Berenschot. Bijna negen op de tien zorgprofessionals ervaart administratieve taken als enigszins (53%) of zeer (35%) belastend.

Het is een veelgehoorde klacht in de zorgsector. Zorgprofessionals zijn teveel tijd kwijt aan administratieve taken, waardoor enerzijds minder tijd is om directe zorg aan mensen te leveren en anderzijds de motivatie van zorgprofessionals afneemt. Vanuit de overheid wordt in toenemende mate ingezet op het verminderen van administratieve taken, bijvoorbeeld door initiatieven als het ‘Meldpunt verspilling’* of het ‘Experiment Regelarme Instellingen’ (ERAI). Het einddoel van dergelijke initiatieven is duidelijk: er voor zorgen dat enkel geadministreerd wordt wat moet, zonder fouten, in zo min mogelijk tijd en zo gebruiksvriendelijk mogelijk.

Ondanks de inspanningen vanuit de overheid is het diezelfde overheid, die door de zorgsector als belangrijkste veroorzaker van de administratieve belasting wordt aangewezen. Zo stellen veel zorgaanbieders dat de administratielast is gestegen als gevolg van de decentralisaties die in 2015 zijn doorgevoerd. Gemeenten zijn daarmee onder andere verantwoordelijk geworden voor diverse zorgtaken en maken hierover afspraken met zorgaanbieders. Daardoor is in de ogen van zorgaanbieders niet alleen het aantal financiers toegenomen, ook ontbreekt het volgens hen aan eenduidigheid tussen gemeenten als het gaat om eisen aan registratie en verantwoording.

Om een bijdrage te leveren aan het beperken van de administratieve belasting van zorgprofessionals, heeft organisatieadviesbureau Berenschot onderzocht hoe zorgprofessionals deze belasting ervaren, hoeveel tijd zij kwijt zijn aan administratieve taken en welke verbetermogelijkheden zij zien. Aan het onderzoek namen ruim 2.200 medewerkers** (vrijwillig en anoniem) deel.

De onderzoekers vroegen allereerst in welke mate zorgmedewerkers administratie als belastend ervaren. Voorbeelden van administratieve taken zijn bijvoorbeeld het bijhouden van een cliëntendossier, plannen en roosteren, correspondentie met cliënten en familie en het opstellen van diverse rapportages. Uit het onderzoek blijkt dat ongeveer 90% van de professionals in de zorg administratieve taken als belastend ziet. Binnen de geestelijke gezondheidszorg is dit zelfs 96% en bij de verpleging, verzorging & thuiszorg en gehandicaptenzorg respectievelijk 82% en 85%.

Opmerkelijk is volgens de onderzoekers dat zorgprofessionals administratieve taken als meer belastend ervaren, naarmate zij meer uren werken. Van de medewerkers met een contract tot 8 uur per week geeft 18% aan administratie zeer belastend te vinden. Bij medewerkers met een contract van 36 uur stijgt dit naar 45%.

Vervolgens werd de respondenten gevraagd aan te geven hoeveel tijd zij gemiddeld kwijt zijn aan hun administratieve taken. Zo geven zorgmedewerkers aan gemiddeld 25% van hun tijd te besteden aan administratieve taken, terwijl ze 15% reëel zouden vinden. Dit leidt tot een kostenpost van ruim €5 miljard, schrijven de onderzoekers, doordat omgerekend administratieve taken binnen de langdurige zorg ruim 100.000 formatieplaatsen kosten.

Opvallend is dat wanneer zorgprofessionals meer uren werken, zij ook een steeds groter deel van hun tijd besteden aan administratieve taken. Medewerkers met een contract tot 8 uur per week geven aan gemiddeld 15% van hun tijd bezig te zijn met administratieve taken. Bij medewerkers met een contract van 36 uur is dit gemiddeld 33%. Zorgwerknemers met een dienstverband van 24 uur of meer per week geven aan dat zij 14 tot 16% acceptabel vinden.

Aan de zorgprofessionals werd ook gevraagd om aan te geven wat ze als de omvangrijkste administratieve taken zien. Duidelijk bovenaan staan voor zorgmedewerkers het aanmaken en bijhouden van het (elektronisch) cliënten-/patiëntendossier. Daarnaast worden de overdracht, het opstellen van rapportages en evaluaties, correspondentie met cliënten en familie, en plannen en roosteren vaak als tijdsintensieve taken aangehaald.

De onderzoekers benadrukken dat het daarbij ook gaat om administratieve taken die zorgaanbieders zelf goed kunnen beïnvloeden. “Bijvoorbeeld door kritisch te kijken naar de noodzaak en omvang van de registraties, de wijze waarop deze zijn ingericht c.q. doelmatig worden ondersteund door applicaties. In het (elektronisch) cliëntendossier wordt bijvoorbeeld vaak meer geregistreerd dan verplicht is, waarbij bovendien sprake is van dubbele en/of onnodige invoer.

Om de administratieve last te beperken kregen de respondenten ook de mogelijkheid om verbeterinitiatieven voor te stellen. Daar zat volgens de onderzoekers “een groot aantal zeer concrete en bruikbare ideeën bij, meestal ICT-gerelateerd.” Te denken valt bijvoorbeeld aan snellere en stabielere applicaties, meer gebruik van mobiele devices en betere koppelingen tussen applicaties zodat geen dubbele invoer nodig is. Andere verbetervoorstellen die door respondenten worden genoemd zijn: slimmer roosteren, eenvoudiger declareren van onkosten en kilometers, beknopt en enkel registreren wat echt nodig is, minder mailen, minder bureaucratische schakels in processen, extra tijd en een rustige ruimte voor administratie en betere samenwerking binnen en tussen organisaties. “Wat opvalt is dat medewerkers administratie op zich niet zo’n punt vinden, maar wel als het doel onduidelijk of het proces inefficiënt is”, schrijven de onderzoekers.

De conclusie: niet alleen de overheid, maar ook zorgorganisaties zelf kunnen de administratieve belasting aanzienlijk verlagen. “De zorgprofessionals die aan dit onderzoek hebben meegewerkt, hebben hiervoor talrijke concrete suggesties gedaan. Kort samengevat: kijk eerst heel kritisch naar wat geadministreerd ‘moet’ worden, richt vervolgens de administratieve processen zo efficiënt mogelijk in en ondersteun deze met gebruiksvriendelijke software”, besluiten de onderzoekers.

* Op het Meldpunt verspilling zijn de afgelopen drie jaar ruim 22.500 meldingen gedaan over uiteenlopende onderwerpen. Deze zijn omgezet in diverse vervolgacties binnen het programma. Hoewel er nog steeds een klein aantal meldingen binnen komt, is gebleken dat deze geen nieuwe thema’s meer aansnijden. Daarom wordt het meldpunt gesloten voor nieuwe meldingen.

** Hoewel het een beperkte steekproef betreft, heeft het volgens de onderzoekers een consistent beeld over de administratieve belasting opgeleverd. Berenschot zal het onderzoek continueren en uitbreiden.